Handlingsplan - införande
Innehållsförteckning
1. Få med dig gänget på tåget!
En av de viktigaste sakerna för att lyckas är att alla är med på tågot och känner sig inkluderade. Vi rekommenderar därför att man så fort som möjligt meddelar medlemmar och volontärer, t ex via ett nyhetsbrev eller någon annan form av intern kommunikation vad TeamPay är samt hur och varför det ska införas.
Viktigt här är att få fram budskapet att det är för just medlemmarnas skull, d vs att det blir enklare, tryggare och i andra hand så får även föreningen bättre ekonomi.
Här har vi skrivit ett utkast till medlemsbrev som du kan använda om du vill.
Hej alla,
För att förenkla för er medlemmar och volontärer har vi valt att införa TeamPay i föreningen – ett verktyg särskilt framtaget för att matcha föreningars unika behov och utmaningar i samband med försäljningar.
Med TeamPay kommer vi att förenkla hela förberedelse- och försäljningsarbetet ända ut i den ekonomiska redovisningen. Tanken är att det ska bli enklare, lönsammare och roligare att engagera sig för alla involverade eftersom tjänsten har ett intelligent planerings- och beslutsstöd tillsammans med ett smart och enkelt sätt att ta betalt.
Om ni vill kan ni läsa mer på teampay.se.
När det är dags kommer du att bli inbjuden av den som är kassaansvarig för dig och din grupp. Eftersom den inte kräver någon genomgång eller utbildning kan du känna dig trygg med att först få tillgång som användare när du är på väg att kliva på ditt pass också.
Hälsningar Klubbchef / Ordförande …
2. Rigga och sätta igång din organisation
Här kommer några enkla råd kring vad som behöver göras nu när det är dags att föra in TeamPay i din förening. Upplägget är enkelt och få saker behöver göras.
Nedan finns en lathund – för dig som administratör.
- Rigga organisationen – grupper & roller
Vi föreslår att du som ansvarig sätter upp en Grupp för varje lag/ålderskull i föreningen och väljer en administratör för gruppen som kan vara din förlängda arm och hjälpa till med inbjudningar, hålla reda på kassor och dagsavslut.Vår tanke är ge stöd i ditt ansvar genom att visa på hur uppdraget kan fördelas på flera. Beroende på hur din verksamhet ser ut så kan du anpassa på sätt som passar er.
- Skapa kassor
Skapa Föreningskassor för de ändamål som finns. Föreslå struktur som är vanligt förekommande och gångbar. Ev. kopiera kassor till grupper om det behövs. Under respektive grupp kan varje ansvariga i gruppen även skapa specifika Lagkassor som förenklar direktköp vid lagförsäljning. - Ställ in betalsätt
Se över vilka swish nummer som är aktuella. Ett för hela föreningen eller för olika ändamål och grupper? Den spårbarhet som systemet medför förenklar att koppla grupper till olika intäktsströmmar. - Statistik & rapporter
Statistik erbjuds både i realtid och som historik. Informationen hjälper till med inköpsplanering och förberedande moment inför försäljning. Det går att läsa av mängd i förhållande till tidsperiod och på så vis ställa bättre prognoser på förväntad åtgång av varor. I appen kan du ställa in vem som ska få en rapport tillskickad sig efter varje dagsavslut. - Behörighet
Fundera över hur ni önskar göra med behörighetsnivåer. Om man bemannar vid enstaka tillfällen under en säsong kan det vara lämpligt att använda Gästanvändare. Motsatsen är att man blir Permanent användare. - Tips & trix
Läs gärna Bloggen för tips och trix kring hur TeamPay kan användas på kreativa och nytänkande sätt. I din manual som administratör finner du stöd för ditt uppdrag om och när du så skulle behöva.
3. Introducera dig själv och gänget.
Dags för introduktion eller uppstart av en försäljning.
Dags att bekanta dig.
Först och främst behöver du bekanta dig med appen, här hittar du manual för administratörer och du bör ha gått igenom alla moment i vårt testprotokoll så att du som ambassadör kan svara på ev frågor. Sen kan du även hänvisa dina medlemmar till manualen som gäller för användare.
Bjud in användare.
För det finns flera tillvägagångssätt – antingen på plats eller distans, i förväg, vid uppstart eller pågående event.
- Scanna QR inbjudan för specifik kassa (printad affisch)
- Scanna QR inbjudan på ansluten mobil
- Aktivera SMS länk skickad från ansluten mobil
En viktigt grund för god lönsamhet är att många hjälps åt med att ta betalt. När köerna är långa eller långsamma så finns risken att kunderna avstår från att handla.
Kör på…
…och finn nöje av peppande statistik – realtidsuppdatering är kul!
Det var allt! Men tänk även på...
…att uppmuntra till användande i vardagen eftersom inga uppgifter är svåra när det kommer till att använda TeamPay.
- All försäljning direkt till föreningen
Det är lätt att föra in lagförsäljningar under föreningens vingar om ni inte haft det så tidigare. Tilldelning av förtjänster till rätt grupp förenklas med inbyggd spårbarhet. - Spårbarhet förenklar
Rapporter utgör underlag som hanterar stora mängder swish. Transaktionsdjungeln är inte längre ogenomtränglig vilket minskar administrativ tidsåtgång för kassören. Man får snabbt koll på betalströmmarna sammantaget, d v s hur mycket är kontanter, hur mycket är swish eller kort för specifika event. - Trygga lösningar för ideella krafter
Med hjälp av TeamPay kan föreningen alltid erbjuda trygga och säkra sätt att hantera pengar vid försäljning till sina medlemmar och volontärer. Privata konton behöver inte längre vara en naturlig del av verksamheten för hantering, avstämning eller förvaring. - Peppande återkoppling
Ha som vana då och då att skicka ut ett mail till dina medlemmar och volontärer med information som återkoppla, tackar och berömmer – eftersom det är den största motivatorn till att vilja ställa upp igen.
Bonus! Ett par dokument!
Här har vi samlat ett par dokument som ni kan ha nytta av i samband med er försäljning
Köflöde
Här finns en lämplig affisch att sätta upp i samband med er försäljning. Den påminner kunderna om att göra sina swishkameror redo så att det går fortare i kön.
Tips för att lyckas
Här har vi samlat några enkla tips för att tillsammans lyckas med TeamPay. Skriv gärna ut och lägg dem i anslutning till era försäljningsstationer.
Förköpslista
I vår blogg hittar du massor av nyttiga tips för din försäljning, ett värdefullt tips är att hantera förköp för gästande-/hemmalag och här har vi lite hjälp till det.
Matsvinnslista
Få saker är sämre för inkomsten än att slänga det man borde sålt. Med en enkel lista, tillsammans med statistiken från TeamPay, blir det enkelt att minska svinnet.
