Ny version förbättrar…
Idag är vi glada för att kunna presentera en uppdaterad version av TeamPay med många nya features som gör föreningslivet ännu enklare.
Vi har lyssnat på er föreningar.
Huvudmålet har varit att införa administrativa nivåer med roller och behörigheter som möjliggör fördelning av uppdrag och ansvar på flera personer. En upphottad rapportdel kommer att bli en guldgruva för er. Med hjälp av statistiken blir det enklare att förbereda en försäljning och få till mer adekvata inköp. Så utöver ett smidigt sätt att ta betalt när flera enkelt kan hjälpas åt är TeamPay ett modernt planerings- och beslutsstöd. För vem vill uppfinna hjulet flera gånger?
Här är några av de fördelar som nya versionen bjuder på:
Flera smidiga sätt att skapa en ny kassa
Nu finns det flera fiffiga sätt att skapa en kassa på. Du kan kopiera en kassa istället för att utgå ifrån en tom om det är samma utbud som ska gälla för fler grupper. Det går också att utgå från mallar som enkelt kan finjusteras och anpassas till just ert utbud.
Lägg till kategorier för användarvänlig kassavy
För att få en användarvänlig vy med lagom mängd knappar att välja på kan produkterna grupperas. Skapa kategorier för t ex godis, profilkläder, menyer. Det här är ett sätt att också få värdefull statistik. Det blir en mer givande inköpslista när du vet hur många Bilpåsar respektive Gott & Blandat som sålts istället för X antal godispåsar för 20 kr, eller hur?
Med underlag som ger användbar statistik kan ni göra mer av det som lönar sig och mindre av det motsatta, är inte det en skön tanke?
Starkare organisation med super-/gruppadmin
Ett enkelt sätt att arbeta med TeamPay är att utse rollbefattningar. Att utgå ifrån är en eller flera Superadmin: s som kan se och göra allt som behövs för hela föreningen. Som en förlängd arm finns möjligheten att skapa Gruppadmin: s med ansvar för en särskild grupp och deras kassa/-or. Gruppadmin: s kan vara se rapporter och ändra i kassor som tillhör just den gruppen. Så om er förening har behov att fördela ansvar och uppdrag på flera personer beroende på föreningens storlek och organisation så är det här en bra lösning.
Gäst- eller permanenta användare
Numera kan användare bjudas in som Gäst under en viss tid. Det hjälper föreningar med många användare att inte behöva lägga tid på rensning i användarlistor för att undvika att personer som slutat finns kvar i systemet. Inbjudan ger tillgång till TeamPay under den tid som uppdraget ska ske t ex 48 timmar vid en 2 dagars cup.
Om föreningen är liten eller om uppdragen är återkommande under en säsong kan ni låta användarna vara Permanenta. I nya versionen blir det ett tvingande moment att uppge namn och mail utöver mobilnumret vilket innebär en bättre överblick. Det blir helt enkelt enklare att rensa bort användare som inte är aktuella längre.
OBS! Även om Gästanvändare används som grundinställning så är administratörer, oavsett ansvarsnivå, permanenta användare.
Inställningar för betalsätt
Numera gör det ingenting om man missat att lägga till alla betalsätt som önskats i samband med öppnandet av kassan. Skulle något ha missats går det att lägga till under pågående försäljning, Väl inne i en kassa – Gå till menyn, välj Redigera aktiva betalsätt.
Swishnummer går även att låsa till en viss kassa och man kan lägga in föreningsövergripande nummer för att minska risken att skriva fel.
I dagsrapporterna är det nu också uppdelat per swishnummer, så man enkelt kan se vart pengarna hamnat.
Kassor för olika grupper och ändamål
Vi har förenklat möjligheten att lägga upp gruppstruktur i TeamPay där det finns kassa/-or som tillhör hela föreningen eller enskilda grupper (lag).
Det är inte nödvändigt att bygga upp en sådan struktur även om föreningar har många lag. På dagsrapporter kommer uppgift om vilken grupp som öppnat en kassa tillsammans med namn på personer som arbetat under ett pass. Men det finnas ändå fördelar …
Vi rekommenderar att ni skapar en gruppstuktur om ni vill eller behöver
- möjliggöra för grupper att skapa kassor för egna påhitt och ändamål
Kanske vill gruppen sälja julgranar på stan? Det här är första steget till att minska beroendet av att privatpersoner behöver upplåta egna konton för avstämning och förvaring av intjänade pengar.
TeamPays dagsrapporter ger spårbarhet som härrör försäljningar till rätt utförargrupp. Att trygga all pengahantering i samband med intäktsbringande aktiviteter innebär en riktig gamechanger för många föreningar och det finns möjlighet att göra det stegvis.
- skapa olika kassor eftersom utbud ser olika ut för olika grupper även om ändamålet kan vara detsamma
Om t ex en Kiosk kassa ska förekomma i varje grupp men att utbudet ser olika ut så är det en bra idé att skapa kassor varje grupp. Då blir upplägget också lärande för Gruppadmin som ser hur de enkelt kan lägga upp kassor för andra ändamål inom sin grupp.
- för att det pågår matcher och events med samma typ av försäljning på flera ställen samtidigt
Det spelar ingen roll om det pågår 10 olika försäljningar samtidigt – allt är spårbart.
Om t ex kioskförsäljning ska ske på olika ställen samtidigt kan man antingen döpa kassan till t ex Kiosk Mimerhallen för att hinta om platsen alternativt koppla Kiosk till en grupp av utförare. Det sistnämnda möter upp mot behov att skapa Kiosk för olika grupper t ex Kiosk F04.
- begränsa tillgången till föreningens rapporter
Användare kommer åt statistik i realtid och får alltså reda på hur försäljningen går under pågående uppdrag. Det är också möjligt att erbjuda alla användare åtkomst till all försäljningshistorik genom rapporter.
Om föreningen hellre vill begränsa rapporttillgång till administratörer är det fullt möjligt. Det går även att begränsa ytterligare genom att tillåta Superadmin få tillgång till alla rapporter i föreningen och Gruppadmin för den grupp man är ansvarig för.
Rapporter är en guldgruva - ackumulering och autotillgång
Under rapporter kan administratörer komma åt möjligheten att söka uppgifter kopplat till olika event, tidsperioder, utförargrupper, försäljningsstationer mm.
Gå in under Rapporter – Filtrera / Visa Produktstatistik.
Säkerställ rätt Rapportmottagare när du ändå håller på för kanske är det någon fler än kassören som löpande vill ta del av alla dagsavslut som görs.
Om admin: s vill ha tillgång till rapport, utan att behöva få mail tillskickat sig, finns dessa tillgängliga under Rapporter när man är inne i de olika kassorna.
Nya sätt att bjuda in på
Som ni vet är en nyckel till framgång att vara flera som tar betalt vid köbildning. Det går som tidigare att bjuda in användare i förväg eller på plats.
Här är sätten som erbjuds
- Via QR kod som avläsas från annans mobiltelefon
- Via SMS länk som skickas till aktuellt mobilnummer
- Via QR kod på affisch printrar och möjlig att använda på olika säljstationer
Således kan man bjuda in på plats eller i förväg, genom fysiskt möte eller via länk alternativt, utskriven affisch.
Användarna bjuds in till föreningens TeamPay. Därefter väljer man den säljstation t ex Kiosk, Parkering, Entré som man tilldelas och eventuellt också den grupp som man ska göra uppdraget för t ex Julgranar under grupp F04.
Till sist, ett paket!
- Inbjudan – affisch
- Kö – affisch
- Mall för prislista
- Förköps – lista
- Minska matsvinn – lista
- Ständig förbättring – lista
- Tips för att lyckas
Du hittar paketet under Föreningsinställningar.
Vad kan/behöver ni göra?
Om du vill ha en sammanfattning över vad som behöver göras av Superadmin så kika nedan.
Att göra
Beskrivning
Superadmin i föreningen
Personer som tidigare varit kontaktperson i dialog med TeamPay har fått SMS – inbjudan till systemet som Superadmin. Kolla av SMS från 070-210 47 43 för att ladda ner app på hemskärm och sedan logga in med eget mob nr.
Om ni behöver hjälp med tillgång hör av er till ovan angivet mob nr eller info@teampay.se.
Skapa gruppstruktur
Skapa gruppstruktur utifrån hur föreningens ser ut.
Tilldela sedan behörighet för Gruppadmin till varje grupp. Om det i ett initialt skede inte är klart med vem som blir ansvarig kan Superadmin kvarstå som admin även på gruppnivån.
Skapa ny kassa
När gruppstrukturen är lagd är det dags att skapa kassor antingen genom att kopiera, använda mallar eller utgå från en tom och skapa ny från grunden.
Utse gruppadmin
När väl kassorna är på plats läggs rättigheter för administration till genom att tilldela grupperna varsin Gruppadmin. Vill sedan grupperna skapa kassor för andra ändamål är det fullt möjligt.
Ny mappning av sortimentsgrupper
Kolla över befintliga kassors layout och kategorisera (mappa) produkter i sortimentsgrupper för mer användarvänlig vy och statistik som ger värde.
På kassor som tillhör en grupp kan Gruppadmin utföra samma uppgift.
Stäm av betalsätt och aktuella swish nummer
Det går att ta betalt i kontanter, swish och via en extern kortläsare. Ni kan använda ett eller flera swish nummer och ställa in det per varje kassa. Att rekommendera är att ha ett swish nummer för transaktioner som går via TeamPay så blir det enklare vid avstämning när inte andra typer av inbetalningar som avgifter eller liknande blandas i bankfilerna.
Som admin kan man låsa ett nummer för en kassa – gör så om det blir en bra lösning för er.
Skaffa kännedom
Kika över hur Rapportdelen fungerar med inställningar och valmöjligheter – så att ni inte går miste om input som kan förenkla och förbättra planering och beslut.
Aktivera rapport-begränsning
Reglera den allmänna tillgången till rapporter för användare. Gå till Inställningar – Rapporter – Rapporttillgänglighet.
Genom att skapa gruppstruktur med Gruppadmin kan begränsningar till rapporter och inställningar göras.
Stäm av rapport-mottagare
Säkra att rätt person/-er är uppförda som Rapportmottagare.
Ev. ändra inställning för användare
Ställ in det val som önskas gällande Gäst- eller Permanenta användare.
Det ligger ett förval på Gästanvändare under 24 timmar. För att ändra Gå till Inställningar – Användare – Användarhantering.
Rensa bland gamla användare
Om ni väljer Permanenta användare rekommenderas att ni gör en rensning av användare från tidigare.
Printa material
Printa ut affisch för inbjudan till säljstation där detta förfaringssätt passar.
Printa även ut affisch som påverkar köflödet genom att ombe kunder att förbereda genom att ta fram swish kameran i telefonen.
Avslutningsvis
Ni har påbörjat er resa för att bli en mer hållbar förening. Vill ni veta mer om att minska matsvinnet läs mer här. På vår hemsida kommer vi att tillhandahålla med tips om hur man kan lyfta sin föreningsverksamhet – så den får ni gärna kika in på då och då.
Annars är vi förstås tacksamma över att ni tipsar andra föreningar om TeamPay också. Här på www.teampay.se finns all information som kan önskas
